Workation: Arbeit und Ferien im Einklang

Gesteigerte Produktivität und Kreativität
Ein Tapetenwechsel kann die Motivation und Leistungsfähigkeit der Mitarbeiter erheblich steigern. Die neue Umgebung regt die Kreativität an und fördert innovative Denkansätze.

Verbesserte Work-Life-Balance
Workation ermöglicht es Mitarbeitenden, Arbeit und Freizeit flexibler zu gestalten. Dies kann zu einer höheren Arbeitszufriedenheit und einem geringeren Stresslevel führen.

Kosteneinsparungen
Für Unternehmen kann Workation eine Möglichkeit sein, Bürokosten zu reduzieren, insbesondere wenn Mitarbeitende längere Zeit remote arbeiten.

Arbeitsrecht
Auch während einer Workation gelten die arbeitsrechtlichen Bestimmungen der Schweiz oder unter Umständen des entsprechenden Staates. Arbeitgeber müssen sicherstellen, dass Arbeitszeiten, Ruhezeiten und Gesundheitsschutz eingehalten werden.

Sozialversicherungen
Bei Workations innerhalb der Schweiz ergeben sich in der Regel keine Änderungen bezüglich der Sozialversicherungen. Bei Aufenthalten im Ausland können jedoch komplexe Fragen auftreten, insbesondere wenn die Dauer einen Monat überschreitet.

In vielen Fällen gilt das Erwerbsortprinzip. Das bedeutet, dass Arbeitnehmer grundsätzlich dort sozialversichert sind, wo sie ihre Erwerbstätigkeit ausüben.

Bei einer Workation in einem EU/EFTA-Staat gelten im Grundsatz folgende Regelungen:

• Bei einer Dauer von bis zu drei Monaten bleibt der Arbeitnehmer normalerweise in der Schweizer Sozialversicherung versichert.
  Beispiel: ein Schweizer Softwareentwickler verbringt sechs Wochen auf Bali, um von dort aus zu arbeiten. Er bleibt während dieser Zeit in der Schweizer AHV/IV, Arbeitslosenversicherung und Unfallversicherung versichert.
   
• Bei Entsendungen bis zu 24 Monaten kann der Mitarbeitende in der Schweizer Sozialversicherung verbleiben. Der Arbeitgeber sollte eine A1-Bescheinigung beantragen, um den Verbleib in der Schweizer Sozialversicherung nachzuweisen. Bei einem Aufenthalt über 24 Monaten wird in der Regel in das Sozialversicherungssystem des Arbeitslands gewechselt.
  Beispiel: eine Schweizer Grafikdesignerin möchte 18 Monate in Portugal arbeiten. Mit einer A1-Bescheinigung kann sie während dieser Zeit in der Schweizer Sozialversicherung verbleiben.
   
• Bei längeren Aufenthalten können komplexere Regelungen greifen. Hier empfiehlt sich eine genaue Prüfung des Einzelfalls.
   

Bei Workation in Ländern ausserhalb der EU/EFTA:

• Bis zu drei Monaten bleibt der Arbeitnehmer in der Regel in der Schweizer Sozialversicherung.
   
• Bei längeren Aufenthalten muss geprüft werden, ob ein Sozialversicherungsabkommen mit dem Zielland besteht.
   
• Ohne Abkommen können Doppelversicherungspflichten entstehen.
  Beispiel: Ein Schweizer Controller plant eine 6-monatige Workation in Kanada. Da die Schweiz ein Sozialversicherungsabkommen mit Kanada hat, kann er unter bestimmten Voraussetzungen in der Schweizer Sozialversicherung verbleiben.

Unternehmen sollten klare Richtlinien für Workations festlegen, insbesondere zur maximalen Dauer. Sie sollten zudem immer eine A1-Bescheinigung beantragen. Bei längeren oder häufigen Workations im Ausland sollten eine individuelle sozialversicherungsrechtliche Prüfung vornehmen lassen. Sinnvoll ist es zudem, die Mitarbeitenden über mögliche Auswirkungen auf deren Versicherungsschutz zu informieren bzw. ein entsprechendes Merkblatt zu erstellen und abzugeben.

Steuerrecht
Solange der Hauptwohnsitz und der steuerliche Wohnsitz in der Schweiz bleiben, ergeben sich bei inländischer Workation keine steuerlichen Änderungen.

Bei einer kurzfristigen Tätigkeit von bis zu 183 Tagen pro Jahr im Ausland ergeben sich in der Regel keine Änderungen bezüglich der Steuerpflicht in der Schweiz. 
Beispiel: Eine Schweizer Unternehmensberaterin verbringt 5 Monate (150 Tage) des Jahres auf verschiedenen Workations im Ausland. Da sie die 183-Tage-Grenze nicht überschreitet, bleibt sie in der Schweiz unbeschränkt steuerpflichtig.

Es muss geprüft werden, ob der Arbeitnehmer weiterhin nur in der Schweiz steuerlich ansässig bleibt oder ob eine Doppelansässigkeit entsteht. Bei Aufenthalten von mehr als 183 Tagen im Ausland kann eine Steuererklärungspflicht in beiden Ländern entstehen.
Beispiel: Ein Schweizer IT-Spezialist zieht für acht Monate nach Spanien. Da er die 183-Tage-Grenze überschreitet, könnte er in Spanien steuerpflichtig werden. Die genauen Auswirkungen müssen anhand des Doppelbesteuerungsabkommens zwischen der Schweiz und Spanien geprüft werden.

Die Anwendbarkeit und Auswirkungen von Doppelbesteuerungsabkommen müssen geprüft werden und die spezifischen Regelungen der nationalen Steuerrechte im Workation-Land müssen berücksichtigt werden. Ausserdem muss geklärt werden, ob und wie sich die Verpflichtung des Arbeitgebers zum Lohnsteuerabzug ändert.
Beispiel: Ein Schweizer Finanzanalyst arbeitet vier Monate in den USA. Abhängig von den genauen Umständen und dem Doppelbesteuerungsabkommen könnte ein Teil seines Gehalts in den USA quellensteuerpflichtig werden.

Es besteht das Risiko, dass durch das Arbeiten im ausländischen Homeoffice eine Betriebsstätte begründet wird, was zu einer eigenständigen Unternehmenssteuerpflicht führen kann.
Beispiel: Eine Schweizer Softwarefirma lässt mehrere Mitarbeiter für neun Monate von Griechenland aus arbeiten. Dies könnte als Begründung einer Betriebsstätte in Griechenland interpretiert werden, mit entsprechenden steuerlichen Folgen für das Unternehmen.

Versicherungen
Eine Auslandskrankenversicherung ist unverzichtbar, da sie Kosten für medizinische Behandlungen im Ausland abdeckt, die von der regulären Krankenversicherung oft nicht übernommen werden.

Eine private Unfallversicherung ist empfehlenswert, da sie weltweit und rund um die Uhr gilt, also auch bei Freizeitunfällen während der Workation und finanzielle Absicherung bei bleibenden Schäden durch Unfälle bietet.

Eine Privathaftpflichtversicherung sollte abgeschlossen werden und eine bestehende daraufhin geprüft werden, ob sie auch im Ausland gültig ist.

Es ist ratsam, vor der Workation die genauen Bedingungen und den Leistungsumfang der Versicherungen zu prüfen und gegebenenfalls anzupassen.
 

Klare Richtlinien
Unternehmen sollten klare Regeln für Workations festlegen. Diese sollten Aspekte wie Erreichbarkeit, Arbeitszeiten und technische Anforderungen umfassen.

Technische Infrastruktur
Eine zuverlässige technische Ausstattung ist unerlässlich. VPN-Verbindungen, Collaboration-Tools und sichere Cloud-Lösungen sollten bereitgestellt werden.

Kommunikation
Regelmässige Check-ins und virtuelle Team-Meetings helfen, den Kontakt und die Zusammenarbeit aufrechtzuerhalten.

Zeitzonendifferenzen
Bei internationalen Workations können Zeitunterschiede die Zusammenarbeit erschweren. Flexible Arbeitszeiten und klare Kommunikationsregeln können hier Abhilfe schaffen.

Work-Life-Separation
Die Vermischung von Arbeit und Freizeit kann zu Überlastung führen. Mitarbeiter sollten ermutigt werden, klare Grenzen zu setzen und Erholungsphasen einzuplanen.

Teamdynamik
Längere Abwesenheiten können die Teamdynamik beeinflussen. Regelmässige virtuelle Team-Events und gelegentliche Präsenzphasen können dem entgegenwirken.

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