Workation : concilier travail et vacances

Productivité et créativité accrues
Un changement de décor peut considérablement renforcer la motivation et les performances des collaborateurs. Un nouvel environnement stimule la créativité et favorise des approches innovantes.

Meilleur équilibre entre vie professionnelle et vie privée
La workation permet aux employés d’organiser leur travail et leur temps libre de manière plus flexible. Cela peut améliorer la satisfaction au travail et réduire le niveau de stress.

Réduction des coûts
Pour les entreprises, la workation peut être un moyen efficace de diminuer les frais de bureau, notamment lorsque les employés travaillent à distance sur de longues périodes.

Droit du travail
Les dispositions du droit du travail suisse s'appliquent également pendant d’une workation. Les employeurs doivent veiller au respect des horaires de travail, des temps de repos et des mesures de protection de la santé. 

Assurances sociales
En règle générale, une workation en Suisse n’entraîne aucun changement en matière d’assurances sociales. Toutefois, les séjours à l’étranger peuvent soulever des questions complexes, notamment si leur durée dépasse un mois.

En Suisse, le principe du lieu de travail s’applique. Cela signifie que les travailleurs sont en principe assurés socialement dans le pays où ils exercent leur activité professionnelle.

Workation dans un pays de l'UE/AELE : règles applicables :

• Jusqu'à trois mois : le travailleur reste en principe assuré auprès de l’assurance sociale suisse.
  Exemple : Un développeur de logiciels suisse passe six semaines à Bali pour y travailler. Pendant cette période, il reste assuré à l’AVS/AI, à l’assurance chômage et à l’assurance accidents en Suisse.
   
• Jusqu’à 24 mois : le collaborateur peut rester assuré auprès de l’assurance sociale suisse. L’employeur doit demander une attestation A1 pour prouver le maintien de l’assurance sociale suisse. Pour un séjour de plus de 24 mois, l’affiliation passe généralement au régime de sécurité sociale du pays de travail.
  Exemple : Une graphiste suisse souhaite travailler 18 mois au Portugal. Avec une attestation A1, elle peut rester affiliée à la sécurité sociale suisse durant cette période.
   
• Séjours de plus de 24 mois : des règles plus complexes peuvent s’appliquer. Dans ce cas, il est recommandé d’examiner chaque situation individuellement.

Workations dans des pays hors de l'UE/AELE :

• Jusqu'à trois mois, le salarié reste en principe affilié à l'assurance sociale suisse.
   
• Pour des séjours plus longs, il convient de vérifier s'il existe une convention de sécurité sociale entre la suisse et le pays de destination.
   
• En l'absence de convention des obligations des obligations de double assurance peuvent se produire.
  Exemple : un contrôleur de gestion suisse prévoit une workation de 6 mois au Canada. Comme la Suisse a une convention de sécurité sociale avec le Canada, il peut rester affilié à l’assurance sociale suisse sous certaines conditions.

Les entreprises devraient établir des directives claires pour les workations, notamment en ce qui concerne la durée maximale. Elles devraient également toujours demander un formulaire A1. En cas de périodes de travail prolongées ou fréquentes à l'étranger, il convient de procéder à un examen individuel du point de vue des assurances sociales. Il est également judicieux d'informer les collaborateurs des conséquences possibles sur leur couverture d'assurance ou d'établir et de remettre une fiche d'information à ce sujet.

Droit fiscal
tant que le domicile principal et le domicile fiscal restent en Suisse, il n'y a pas de changement en ce qui concerne les impôts pour les workations en Suisse.

En cas de travail à court terme jusqu'à 183 jours par an à l'étranger, il n'y a en général pas de changement concernant l'obligation fiscale en Suisse.
Exemple : une conseillère d'entreprise suisse passe 5 mois (150 jours) de l'année sur différentes workations à l'étranger. Comme elle ne dépasse pas la limite des 183 jours, elle reste assujettie à l'impôt en Suisse de manière illimitée.

Il faut vérifier si l'employé continue à résider fiscalement uniquement en Suisse ou si une double résidence existe. En cas de séjour de plus de 183 jours à l'étranger, il peut y avoir une obligation de déclaration d'impôt dans les deux pays.
Exemple : un informaticien suisse s'installe en Espagne pour huit mois. Comme il dépasse la limite des 183 jours, il pourrait être assujetti à l'impôt en Espagne. Les conséquences exactes doivent être examinées à la lumière de la convention de double imposition conclue entre la Suisse et l'Espagne.

Il convient d'examiner l'applicabilité et les effets des conventions de double imposition et de tenir compte des règles spécifiques de la législation fiscale nationale dans le pays de travail. De plus, il faut clarifier si et comment l'obligation de l'employeur de déduire l'impôt sur le salaire est modifiée.
Exemple : un analyste financier suisse travaille quatre mois aux États-Unis. En fonction des circonstances exactes et de la convention de double imposition, une partie de son salaire pourrait être soumise à une retenue à la source aux États-Unis.

Il y a un risque que le travail dans le home office à l'étranger crée un établissement stable, ce qui peut conduire à une obligation fiscale indépendante de l'entreprise.
Exemple : une entreprise suisse de logiciels permet à plusieurs de ses collaborateurs de travailler depuis la Grèce pendant neuf mois. Cela pourrait être interprété comme la création d'un établissement stable en Grèce, avec les conséquences fiscales correspondantes pour l'entreprise.
 

Assurances
Une assurance maladie à l'étranger est indispensable, car elle couvre les frais de traitement médical à l'étranger qui ne sont souvent pas pris en charge par l'assurance maladie habituelle.

Une assurance accident privée est recommandée, car elle est valable vingt-quatre heures sur vingt-quatre dans le monde entier, donc également en cas d'accidents de loisirs pendant la workation et offre une couverture financière en cas de dommages permanents dus à des accidents.

Il convient de souscrire une assurance responsabilité civile privée et de vérifier si l'assurance existante est également valable à l'étranger.

Il est conseillé de vérifier les conditions exactes et l'étendue des prestations des assurances avant de partir en workation et de les adapter si nécessaire.

Des règles claires
Les entreprises devraient définir des règles claires pour les workations. Celles-ci devraient inclure des aspects tels que l'accessibilité, les heures de travail et les exigences techniques.

Infrastructure technique
Un équipement technique fiable est indispensable. Des connexions VPN, des outils de collaboration et des solutions cloud sécurisées devraient être mis à disposition.

Communication
Des check-ins réguliers et des réunions d'équipe virtuelles permettent de maintenir le contact et la collaboration.

Différents fuseaux horaires
Dans le cas de workations internationales, le décalage horaire peut rendre la collaboration difficile. Des horaires de travail flexibles et des règles de communication claires peuvent y remédier.

Séparation travail-vie privée
Le mélange du travail et des loisirs peut entraîner une surcharge de travail. Les collaborateurs devraient être encouragés à fixer des limites claires et à prévoir des phases de repos.

Dynamique d'équipe
Les absences prolongées peuvent avoir un impact sur la dynamique de l'équipe. Des événements d'équipe virtuels réguliers et des phases de présence occasionnelles peuvent y remédier.

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