QR-Rechnung: Wie Zahlungen sicher beim richtigen Empfänger ankommen

Die QR-Rechnung ist die standardisierte Zahlungshilfe im Schweizer Zahlungsverkehr. Ihr Kernstück ist der Swiss QR-Code, der alle zahlungsrelevanten Angaben in maschinenlesbarer Form enthält. Dazu gehören insbesondere Kontoangaben, Name und Adresse des Zahlungsempfängers, Referenz, Währung sowie – falls vorgegeben – der Betrag. Dieselben Informationen sind zusätzlich im Klartext auf dem Zahlteil aufgedruckt. Dies ist zentral, denn die Rechnung soll nicht nur effizient eingelesen, sondern auch visuell kontrolliert werden können. Grundsätzlich funktioniert das Einscannen des Swiss QR-Codes ganz einfach und ein Klick genügt, um die Zahlung auszulösen. Das Abtippen von Konto- und Referenznummer entfällt – das Bezahlen wird dadurch schneller und Fehlerquellen werden reduziert.

Die wichtigste Regel lautet: Nicht nur den QR-Code scannen, sondern immer auch die Rechnung als Ganzes prüfen. Zunächst ist zu klären, von wem die Rechnung stammt und ob die zugrundeliegende Forderung plausibel ist. Erst danach sollte die QR-Rechnung selbst kontrolliert werden. Dabei müssen die im QR-Code enthaltenen Daten mit den auf der Rechnung aufgedruckten Angaben übereinstimmen. Zu prüfen sind insbesondere QR-IBAN oder IBAN, Name und Adresse des Empfängers, Referenz sowie der allfällig vorgegebene Betrag. Nach dem Einlesen der Rechnung im E-Banking oder in der Kreditorensoftware sollte diese Kontrolle nochmals erfolgen. Weichen die Angaben voneinander ab, ist die Zahlung zu stoppen und beim Rechnungssteller nachzufragen.

Neben der materiellen Prüfung der Rechnung muss also auch immer überprüft werden, ob die Zahlungsdaten korrekt sind. Eine technische Gewissheit, dass eine QR-IBAN zum richtigen Unternehmen gehört, ergibt sich für den Zahlenden aus der Rechnung allein nicht. Wer das Risiko falscher Rechnungsangaben nochmals senken möchte, verifiziert die Kontodaten über einen zweiten Kanal, etwa über einen bestehenden Vertrag, eine bereits erfolgreich ausgeführte Zahlung oder eine eigens geführte Stammdatenquelle. Manche Unternehmen publizieren ihre IBAN oder QR-IBAN zusätzlich auch auf ihrer Website. Auch dies kann ein Indiz für die Richtigkeit der Angaben sein, ersetzt aber je nach Risikolage nicht die direkte Rückfrage beim Empfänger. Gerade bei neuen Lieferanten, geänderten Bankverbindungen oder hohen Beträgen ist ein solcher Gegencheck empfehlenswert.
 

Bei eBill entfällt ein Teil dieser Prüfungen auf Seiten des Zahlers, weil diese ihre Rechnungen direkt im E-Banking empfangen – genau dort, wo Sie diese auch bezahlen. Und die Identifikation des Rechnungsstellers erfolgt bereits über die eBill-Plattform. Im Hintergrund basiert der Prozess fast immer auf den Mechanismen der QR-Rechnung. Für den Zahlungsempfänger ist dies vorteilhaft, weil die Verbuchung des Zahlungseingangs über denselben robusten Referenzprozess erfolgt. Dennoch bleibt auch bei eBill die inhaltliche Prüfung der Forderung wichtig; die Plattform ersetzt nicht die kaufmännische Kontrolle, wohl aber einen Teil der technischen Verifikation des Zahlungsempfängers. Mehr zum Thema Sicherheit bei eBill finden Sie hier.

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