Die E-Bilanz als Meilenstein der digitalen Steuerdeklaration für juristische Personen

Die heutige Steuerdeklaration für juristische Personen ist vielerorts noch von Medienbrüchen und manuellem Aufwand geprägt. Mit der Einführung der E-Bilanz schaffen die Kantone nun die Grundlage für einen durchgängig digitalen, standardisierten und kantonsübergreifend einheitlichen Prozess.

Die Steuerdeklaration für juristische Personen ist bis heute in vielen Kantonen von Medienbrüchen, Doppelspurigkeiten und hohem manuellem Aufwand geprägt. Immer wieder müssen Daten aus der Buchhaltung in andere Systeme überführt, manuell nachgetragen oder nach steuerlichen Anforderungen angepasst werden. Dies kostet nicht nur Zeit und Geld, sondern erhöht auch die Fehleranfälligkeit.

Mit der Einführung der E-Bilanz schaffen die Kantone nun die Grundlage für einen bedeutenden Digitalisierungsschritt: ein einheitliches, maschinenlesbares und digitales Standardformat, das Bilanz und Erfolgsrechnung automatisiert aus der Buchhaltung in die kantonale Deklarationslösung überträgt. Damit verändern sich sowohl der Prozess für Unternehmen als auch die Arbeitsweise der Steuerverwaltungen grundlegend.

Die Übermittlung der E-Bilanz erfolgt nicht direkt an die Steuerbehörden. Die Schweizerische Steuerkonferenz (SSK) hat hier einen Zwischenschritt eingebaut, der auf der Infrastruktur des Vereins Swissdec aufbaut. So werden die Daten aus dem ERP- oder Buchhaltungssystem per Knopfdruck an Swissdec übermittelt. Von dort erfolgt die strukturierte, standardisierte und rechtskonforme Weiterleitung an die Steuerdeklaration des Hauptsteuerdomizils. Dies stellt unter anderem sicher, dass keine «unnötigen» Daten auf Vorrat an die Steuerbehörden übermittelt werden. 

Die Motivation hinter der E-Bilanz ist klar: Weniger Aufwand, höhere Datenqualität und ein schnellerer Deklarationsprozess. Bislang mussten Unternehmen ihre Jahresrechnung häufig in einer vereinfachten Form hochladen, anschliessend zahlreiche Ergänzungen manuell erfassen und steuerliche Besonderheiten berücksichtigen.

Die E-Bilanz eliminiert einen Grossteil dieses Aufwands, indem sie standardisierte, strukturierte Daten bereitstellt. Enthalten sind sämtliche Positionen von Bilanz und Erfolgsrechnung, die aus dem vorhandenen ERP- oder Buchhaltungssystem exportiert werden können. Damit verschwindet die fehleranfällige Übertragung von Papier- oder PDF-Dokumenten und Steuerverwaltungen erhalten klar strukturierte, sofort weiterverarbeitbare Daten.

Die Basis der E-Bilanz bildet die CH-Taxonomie – ein verbindliches, kantonsübergreifendes Datenmodell. Dieses orientiert sich an der handelsrechtlichen Mindestgliederung nach OR, geht aber darüber hinaus. Um eine präzisere Abbildung von Geschäftsvorfällen zu ermöglichen, wird die Gliederung gemäss dem KMU-Kontenplan zugrunde gelegt.

Ein Beispiel ist der Bereich Sachanlagen und Abschreibungen: Während nach Obligationenrecht nur Sammelpositionen vorgesehen sind, benötigt die Steuerpraxis differenzierte Angaben, insbesondere weil unterschiedliche Abschreibungssätze gelten. Die CH-Taxonomie trägt dem Rechnung, indem sie eine feinere Gliederung vorsieht, die mit dem KMU-Kontenplan übereinstimmt.

Wenn das ERP- oder Buchhaltungssystem – und somit die künftige E-Bilanz – auf dem KMU-Kontenplan basiert, können viele steuerlich relevante Angaben automatisiert vorausgefüllt werden. Manuelle Zusatzangaben werden deutlich reduziert. Für Unternehmen bedeutet das: weniger Arbeit bei gleichbleibender Transparenz und Korrektheit.

Unternehmen haben künftig drei Möglichkeiten, ihre E-Bilanz zu übermitteln:

1. Direkte digitale Übermittlung
   Wer ein modernes ERP- oder Buchhaltungssystem nutzt, kann die E-Bilanz vollständig digital und ohne Medienbruch an die kantonale Deklarationslösung senden. Das spart am meisten Aufwand und ermöglicht den schnellsten Prozess.
    
2. Manueller Upload einer Datei
   Alternativ lässt sich die E-Bilanz aus dem Buchhaltungssystem exportieren und als Datei in die Deklarationslösung hochladen. Dieses Verfahren eignet sich für Unternehmen, die nicht über eine direkte IT-Anbindung verfügen, aber dennoch die Vorteile der Standardisierung nutzen möchten.
    
3. Klassische manuelle Eingabe
   Auch die bisherige Möglichkeit, sämtliche Positionen manuell in der Deklarationslösung zu erfassen, bleibt bestehen. Damit können Unternehmen, die (noch) keine E-Bilanz erstellen, weiterhin eine Steuererklärung abgeben – allerdings ohne Automatisierungseffekte.

Der Nutzen der E-Bilanz zeigt sich besonders dort, wo keine steuerrechtlichen Abweichungen vom handelsrechtlichen Abschluss notwendig sind. In diesen Fällen ist die Deklaration mit der E-Bilanz praktisch abgeschlossen – es muss lediglich die Gewinnverwendung ergänzt werden.

Das spart enorm Zeit. Wo bisher viele Einzelangaben händisch gemacht werden mussten, füllt die Deklarationslösung künftig einen Grossteil automatisch aus. Gleichzeitig wird die Fehlerquote im Vergleich zur manuellen Dateneingabe erheblich reduziert.

Die E-Bilanz ist weit mehr als nur ein technisches Datenformat. Sie ist ein Katalysator für die digitale Transformation im Steuerwesen. Während Unternehmen von Zeit- und Kosteneinsparungen profitieren, können Steuerverwaltungen ihre Prozesse effizienter gestalten, Eingaben schneller prüfen und auf einheitlichen Datenstandards aufbauen.

Langfristig eröffnet die Standardisierung auch Potenziale für weitergehende Automatisierungen, etwa im Bereich der Plausibilitätsprüfung oder der Vernetzung mit anderen steuerlichen Erklärungsprozessen.

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