Aufbewahrungspflichten

28. Mai 2025 -

Recht

Wer in der Schweiz ein Unternehmen führt, muss zahlreiche gesetzliche Vorgaben zur Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen beachten. Welche Dokumente betroffen sind, wie lange sie aufbewahrt werden müssen und wie moderne digitale Archivierungslösungen die Praxis verändern, erfahren Sie in diesem Beitrag. Auch die Aufbewahrungspflichten für Privatpersonen werden beleuchtet.

Was muss aufbewahrt werden?

Das Obligationenrecht und verschiedene Spezialgesetze regeln, welche Unterlagen Unternehmen aufbewahren müssen. Im Zentrum stehen:

Geschäftsbücher (Hauptbuch, Nebenbücher wie Debitoren-, Kreditoren-, Lohn- und Inventarbuch)
Buchungsbelege (z.B. Rechnungen, Quittungen, Zahlungsbelege, interne Arbeitsrapporte)
Geschäftsbericht und Jahresrechnung
Revisionsbericht
Unterlagen zur nichtfinanziellen Berichterstattung (bei grösseren Unternehmen, z.B. zu Umwelt- oder Sozialbelangen)
Geschäftskorrespondenz, sofern sie als Buchungsbeleg dient oder für die Nachvollziehbarkeit eines Geschäftsfalls relevant ist (z.B. E-Mails, Verträge, Gutachten).

Auch steuerrechtliche Vorschriften (z.B. Mehrwertsteuergesetz, Bundesgesetz über die direkte Bundessteuer) verlangen die Aufbewahrung weiterer Unterlagen, etwa Bescheinigungen, Urkunden über den Geschäftsverkehr, MWST-Abrechnungen, Ein- und Ausfuhrbelege.

Wie lange müssen Unterlagen aufbewahrt werden?

Die Standardaufbewahrungsfrist beträgt zehn Jahre ab Ende des Geschäftsjahres, in dem das betreffende Dokument entstanden ist. Das gilt für die meisten Unterlagen, insbesondere Geschäftsbücher, Buchungsbelege, Geschäftsberichte und Revisionsberichte.

Ausnahmen und Spezialfristen

Mehrwertsteuerrelevante Unterlagen zu Immobilien: 20 Jahre
Personalunterlagen: Grundsätzlich zehn Jahre, gewisse Dokumente (z.B. medizinische Daten) dürfen aus Datenschutzgründen früher vernichtet werden, andere (z.B. AHV-Abrechnungen) sind mindestens fünf Jahre aufzubewahren.
Branchenspezifische Fristen: In Spezialgesetzen können abweichende Fristen geregelt sein, etwa für Revisionsunternehmen oder im Gastgewerbe.

In welcher Form muss aufbewahrt werden?

Die Form der Aufbewahrung ist gesetzlich differenziert geregelt:

Geschäftsbericht und Revisionsbericht: Müssen schriftlich (Papierform) und unterzeichnet aufbewahrt werden.
Alle anderen Unterlagen: Können wahlweise auf Papier, elektronisch oder in einer vergleichbaren Form archiviert werden.

Wichtige Anforderungen an die Archivierung

Echtheit und Unverfälschbarkeit: Die Unterlagen müssen so gespeichert werden, dass nachträgliche Änderungen erkennbar sind. Unveränderbare Datenträger (z.B. PDF/A, WORM-Systeme) sind zulässig; veränderbare Datenträger nur mit geeigneten technischen Sicherungen.
Lesbarkeit und Verfügbarkeit: Die Dokumente müssen während der gesamten Aufbewahrungsfrist lesbar, zugänglich und nachvollziehbar bleiben. Bei elektronischer Archivierung ist eine jederzeitige Wiederherstellung auf Papier sicherzustellen.
Trennung von aktuellen und archivierten Daten: Archivierte Unterlagen sind klar von laufenden Geschäftsdaten zu trennen und vor unbefugtem Zugriff zu schützen.
Dokumentation und Nachvollziehbarkeit: Die Archivstruktur muss systematisch und für Dritte verständlich sein. Zugriffe und Änderungen sind zu protokollieren und diese Protokolle ebenfalls aufzubewahren.

Digitale Aufbewahrung

Die Digitalisierung hat die Archivierungspraxis grundlegend verändert. Elektronische Archivierung ist heute in der Schweiz weitgehend zulässig, sofern die gesetzlichen Anforderungen erfüllt werden.

Vorteile der digitalen Archivierung

Platz- und Kostenersparnis
Schnellere Suche und Zugriffsmöglichkeiten
Verbesserte Datensicherheit durch Backups und Zugriffsprotokollierung
Einfache Integration mit Buchhaltungs- und ERP-Systemen

Unterschiede zur traditionellen Aufbewahrung

Bei Papierarchiven ist der physische Schutz (z.B. gegen Feuer, Wasser, unbefugten Zutritt) zentral, während bei digitalen Archiven der Fokus auf Datensicherheit, Integrität und regelmässige Überprüfung der Lesbarkeit liegt.
Die Migration auf neue Speichermedien und Formate muss bei digitalen Archiven aktiv geplant und dokumentiert werden, um die Lesbarkeit über die gesamte Aufbewahrungsfrist sicherzustellen.

Praxis Tipp

Unternehmen sollten klare Arbeitsanweisungen für die digitale Archivierung und den Umgang mit geschäftsrelevanter Kommunikation (z.B. E-Mails, Chatnachrichten) erstellen und die Einhaltung regelmässig überprüfen.