Obligations de conservation

Le Code des obligations ainsi que diverses lois spéciales définissent les documents que les entreprises doivent conserver. Sont principalement concernés :

• Les livres de compte : le livre principal (grand livre) et les livres auxiliaires tels que le livre des débiteurs, le livre des créanciers, le livre des salaires et le livre d’inventaire ;
• Les pièces justificatives comptables (p. ex. factures, quittances, justificatifs de paiement, rapports internes de travail) ;
• Le rapport de gestion et les comptes annuels ;
• Le rapport de révision;
• Les documents relatifs à la présentation de rapports non financiers (pour les grandes entreprises, p. ex. concernant les questions environnementales ou sociales) ;
• La correspondance commerciale, dans la mesure où elle constitue une pièce justificative ou est pertinente pour la compréhension d’une opération (p. ex. courriels, contrats, expertises).

Des prescriptions fiscales exigent également la conservation d’autres documents, notamment la loi sur la taxe sur la valeur ajoutée et la loi fédérale sur l’impôt fédéral direct. Elles imposent la conservation de documents supplémentaires comme, des attestations, des actes relatifs aux relations commerciales, des décomptes TVA, ainsi que des justificatifs d’importation et d’exportation.
 

La durée standard de conservation est de dix ans à compter de la fin de l’exercice durant lequel le document en question a été établi. Cette règle s’applique à la majorité des documents, en particulier aux livres de compte, aux pièces justificatives comptables, aux rapports de gestion et aux rapports de révision.

Exceptions et délais spécifiques

• Documents relatifs à la TVA concernant les immeubles : 20 ans
• Documents du personnel : en principe, conservation pendant dix ans. Certains documents (p. ex. données médicales) peuvent être détruits plus tôt pour des raisons de protection des données, tandis que d’autres (p. ex. décomptes AVS) doivent être conservés au moins cinq ans.
• Délais spécifiques à certaines branches : des lois spéciales peuvent prévoir des délais différents, par exemple pour les entreprises de révision ou dans le secteur de l’hôtellerie-restauration.

La forme de conservation est réglementée de manière différenciée par la loi :

• Rapport de gestion et rapport de révision : doivent être conservés par écrit (sous forme papier) et signés.
• Tous les autres documents : peuvent être archivés au choix sur papier, sous forme électronique ou dans une forme équivalente.
   

1. Authenticité et infalsifiabilité : Les documents doivent être enregistrés de manière à ce que toute modification ultérieure soit identifiable. Les supports de données infalsifiables (p. ex. PDF/A, systèmes WORM) sont autorisés ; les supports modifiables ne sont admissibles que s’ils sont protégés par des dispositifs techniques appropriés.
2. Lisibilité et accessibilité : Les documents doivent rester lisibles, accessibles et compréhensibles pendant toute la durée de conservation. En cas d’archivage électronique, il doit être possible de restaurer à tout moment une version imprimable sur papier.
3. Séparation entre les données courantes et les données archivées : Les documents archivés doivent être clairement distincts des données opérationnelles actuelles et protégés contre tout accès non autorisé.
4. Documentation et traçabilité : La structure de l’archive doit être systématique et compréhensible pour des tiers. Les accès et modifications doivent être journalisés, et ces journaux doivent également être conservés.
    

La numérisation a profondément transformé les pratiques en matière d’archivage. En Suisse, l’archivage électronique est aujourd’hui largement admis, pour autant que les exigences légales soient respectées.

Avantages de l’archivage numérique

• Économie d’espace et de coûts
• Recherche et accès aux documents plus rapides
• Sécurité des données renforcée grâce aux sauvegardes et à la journalisation des accès
• Intégration aisée avec les systèmes de comptabilité et les logiciels ERP

Différences par rapport à l’archivage traditionnel

• Dans le cas des archives papier, la protection physique (p. ex. contre le feu, l’eau ou les accès non autorisés) est primordiale, tandis que pour les archives numériques, l’accent est mis sur la sécurité des données, l’intégrité et le contrôle régulier de la lisibilité.
• La migration vers de nouveaux supports de stockage ou formats doit être planifiée activement et documentée dans le cas des archives numériques, afin de garantir la lisibilité pendant toute la durée de conservation.
   
   

En Suisse, les personnes privées ne sont en principe soumises à aucune obligation légale de conservation pour leurs documents personnels. Une exception concerne les personnes exerçant une activité indépendante, ainsi que celles actives en tant qu’entrepreneurs individuels ou dans des sociétés de personnes : dès lors qu’elles sont soumises à l’obligation de tenir une comptabilité, elles doivent respecter les mêmes exigences que les entreprises.

Conservation judicieuse pour les personnes privées

• Documents fiscaux : au minimum dix ans, afin de pouvoir produire les justificatifs en cas de demande ou de contrôle de l’administration fiscale.
• Documents d’assurance, contrats d’achat, certificats de garantie : à conserver jusqu’à l’expiration des délais correspondants ou aussi longtemps que des prétentions peuvent être invoquées.
• Documents relatifs aux immeubles : tels que les contrats d’achat, hypothèques, justificatifs de rénovations, devraient être conservés durablement.
   

FIDUCIAIRE|SUISSE

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