Wenn der Chef plötzlich ausfällt

Auch in der besten Organisation kann es passieren: Eine Schlüsselperson fällt plötzlich aus – wegen Krankheit, Unfall, Elternzeit oder einer unerwarteten Kündigung. Für viele KMU bedeutet das eine ernsthafte Belastungsprobe. Wo Wissen, Verantwortung und Entscheidungsgewalt auf wenige Köpfe verteilt sind, droht schnell Stillstand.

Ohne geregelte Stellvertretung steht das Unternehmen von einem Tag auf den anderen still. Rechnungen bleiben unbezahlt, Löhne können nicht freigegeben werden, Fristen verstreichen, und Banken oder Behörden verweigern jegliche Handlung ohne rechtsgültige Unterschrift. In besonders heiklen Fällen drohen Liquiditätsengpässe oder gar die vorübergehende Handlungsunfähigkeit der Firma.

Gerade in inhabergeführten Betrieben oder kleineren Teams zeigt sich, wie entscheidend eine vorausschauende Regelung der Stellvertretung ist. Dabei geht es nicht nur um operative Aufgaben, sondern auch um Vertrauen, Kommunikation und eine solide Struktur.
 

Das Obligationenrecht (OR) und handelsregisterrechtliche Vorschriften verlangen nicht zwingend eine formelle Stellvertretung, wohl aber eine handlungsfähige Geschäftsführung. Wird diese Kompetenz nicht geregelt und der Zeichnungsberechtigte fällt aus, fehlt schlicht die gesetzliche Vertretungsmacht nach aussen.

Banken und Behörden orientieren sich strikt an den im Handelsregister eingetragenen Unterschriftsbefugnissen. Eine «mündliche Vollmacht» oder interne Abmachung greift hier nicht. Besonders kritisch: Ohne HR-Eintrag kann ein Stellvertreter keine gültige Unterschrift leisten – selbst wenn er operativ alles weiss und kann.

Viele Unternehmen realisieren erst im Ernstfall, wie abhängig sie von bestimmten Personen sind. Ohne Stellvertretung entstehen Informationslücken, Projekte geraten ins Stocken, und Mitarbeitende verlieren Orientierung. Das Wissen einzelner wird zum kritischen Flaschenhals.

Eine durchdachte Stellvertretung bedeutet, Kompetenzen rechtzeitig zu verteilen, Verantwortlichkeiten zu definieren und Wissen laufend zu sichern. Es ist eine Investition in Betriebssicherheit – und damit in den Fortbestand des Unternehmens.

Ein funktionierendes Vertretungssystem entsteht nicht erst, wenn jemand fehlt, sondern wird im Alltag aufgebaut und gepflegt.

1. Rollen und Schlüsselpersonen identifizieren. Analysieren Sie, welche Aufgaben nicht ruhen dürfen – z.B. Zahlungen, Kundenkommunikation, Lohnläufe oder Buchhaltungsabschlüsse. Definieren Sie für jede Position eine klare Stellvertretung.
2. Aufgabentransparenz schaffen. Dokumentieren Sie wichtige Prozesse – idealerweise digital. Tools wie Teams, SharePoint oder interne Wikis ermöglichen, dass Wissen jederzeit zugänglich bleibt.
3. Wissenstransfer aktiv fördern. Regelmässige Job-Rotation oder kurze Übergabe-Meetings sorgen dafür, dass Mitarbeitende jeweils über den aktuellen Stand informiert sind. So bleibt ein Projekt auch dann stabil, wenn jemand ausfällt.
4. Kommunikation nach innen und aussen sichern. Im Krisenfall muss klar sein, wer externe Ansprechpartnerinnen, Ansprechpartner übernimmt – etwa für Behörden, Banken, Kundschaft oder Treuhänder. Eine transparente Kommunikation wirkt professionell und vermeidet Unsicherheit.
5. Kompetenzen verbindlich regeln. Eine Stellvertretung funktioniert nur, wenn kompetente Personen im Bedarfsfall tatsächlich entscheiden dürfen. Fehlt die rechtliche oder interne Legitimation, entsteht Unsicherheit – und das Vakuum, das man eigentlich verhindern wollte.

Ein etabliertes Vertretungssystem wirkt im Alltag fast unsichtbar, zeigt aber seine Stärke genau dann, wenn es darauf ankommt.
 

Damit Stellvertretung nicht zur reinen Formsache wird, braucht es konkrete Werkzeuge. Die folgenden Hilfsmittel können Unternehmen bei der Umsetzung unterstützen:

• Stellvertretungskonzept. Erfassen Sie alle Funktionen, ihre Stellvertretungen, Zuständigkeiten und Reaktionszeiten. Eine einfache Tabelle reicht als Ausgangspunkt – wichtig ist, dass sie regelmässig aktualisiert wird.
• Vertretungsmatrix. Ein visuelles Schema, das zeigt, wer wen vertreten kann. Ideal für KMU, um auf einen Blick zu erkennen, wo Doppelbesetzungen oder Lücken bestehen.
• Wissensdokumentation. Nutzen Sie digitale Wissensplattformen oder ein internes Handbuch, um Abläufe, Passwörter, Verträge und Kontaktdaten sicher zu speichern. Tools wie Confluence, Notion oder SharePoint sind für solche Zwecke praxistauglich.
• Zugriffs- und Vollmachtsverwaltung. Prüfen Sie, wer auf geschäftskritische Systeme und Konten zugreifen darf. Eine Vollmacht für Bankgeschäfte, Signaturrechte oder Personalangelegenheiten sollte im Voraus geregelt und dokumentiert sein.
• Kommunikationsplan. Legen Sie fest, wie im Vertretungsfall intern und extern informiert wird – inklusive Ansprechpartnerinnen/Ansprechpartner, Kanälen und Verantwortlichkeiten.
• Interne Schulungsroutine. Planen Sie kurze, wiederkehrende Trainings, damit Stellvertretungen aktuelle Kenntnisse behalten. So bleibt die Einsatzbereitschaft erhalten.
• Checklisten für den Ernstfall. Ein klarer Ablauf – von der Information über die Übergabe bis zur externen Kommunikation – sorgt für Ruhe und Struktur.

Diese Toolbox ist kein statisches Dokument, sondern ein lebendiges System. Unternehmen, die es pflegen, schaffen eine dauerhafte Resilienz – und erleichtern ihrer Treuhänderin, ihrem Treuhänder zugleich die Zusammenarbeit, weil Entscheidungswege transparent und nachvollziehbar bleiben.
 

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