KI im Arbeitsalltag: vom Fragenstellen zur Zusammenarbeit

Als KI-Coach beobachte ich häufig: Menschen probieren eine kostenlose KI-Anwendung aus und beurteilen ihren Nutzen anhand weniger Antworten. Fallen diese allgemein aus, erscheint die KI für die eigene Arbeit wenig hilfreich.

Die Qualität hängt jedoch auch davon ab, wie wir die Zusammenarbeit gestalten. Wer Ziel, Kontext und Vorgehen klärt, schafft die Grundlage für einen produktiven Arbeitsdialog. Die Unterscheidung «kostenlos oder kostenpflichtig» greift deshalb zu kurz. Ein Abonnement allein garantiert weder fachliche Qualität noch Datenschutz.
 

Nehmen wir eine Projektbesprechung mit fiktiven Angaben. Sensible oder vertrauliche Daten dürfen erst in einer geprüften und freigegebenen Systemarchitektur eingesetzt werden.

Die Frage «Welche Themen gehören in eine Projektbesprechung?» führt meist zu einer allgemeinen Checkliste. Ein konkreter Auftrag eröffnet mehr:

«Hilf mir, eine Projektbesprechung vorzubereiten. Frage zuerst nach Ziel, Teilnehmenden und Ausgangslage. Kläre, welche Informationen fehlen. Unterscheide bekannte Fakten von offenen Annahmen und entwickle anschliessend eine Gesprächsagenda.»

Die KI stellt Rückfragen. Die verantwortliche Person ergänzt den Kontext und setzt Prioritäten: Vielleicht ist eine Verzögerung bereits geklärt, ihre Auswirkungen auf andere Arbeitsschritte aber noch nicht.
 

Aus meiner Erfahrung hat diese Zusammenarbeit viel mit Führen zu tun. Ich gebe Orientierung, korrigiere Annahmen und entscheide, welche Gedanken wir vertiefen. Gleichzeitig lasse ich mich unterstützen und inspirieren.

So könnte die KI anregen, neben dem Terminplan auch Zuständigkeiten und Abhängigkeiten zu besprechen. Die verantwortliche Person beurteilt den Vorschlag und lenkt den Dialog weiter.

So entsteht ein Wechselspiel zwischen eigener Führung und neuen Impulsen. Genau das kennzeichnet ko-intelligentes Arbeiten: Wir gestalten den Weg zum Ergebnis mit, prüfen Vorschläge und entwickeln sie weiter. Die KI darf den Blick erweitern; die Verantwortung bleibt beim Menschen.
 

Wer regelmässig Besprechungen vorbereitet, möchte Vorgehen und Ergebnisformat nicht jedes Mal neu erklären. Hier helfen konfigurierte Assistenten, etwa CustomGPTs in ChatGPT oder Agenten in Microsoft Copilot.

Sie erhalten eine Aufgabenbeschreibung, Vorlagen und Qualitätsregeln: Fehlende Angaben offenlegen, keine Informationen erfinden und Fakten von Annahmen unterscheiden. So muss ich weniger erklären und kann schneller in die inhaltliche Arbeit einsteigen. Trotzdem ist zu prüfen, ob der Assistent seine Vorgaben einhält.
 

Hier setzt agentisches Arbeiten an: Ein entsprechend eingerichtetes KI-System nutzt Werkzeuge, um mehrere Schritte eines Auftrags auszuführen.

«Prüfe im freigegebenen Projektordner, welche Unterlagen gemäss unserer Checkliste vorhanden sind. Erstelle eine Übersicht der fehlenden Informationen und einen Entwurf für die Besprechungsagenda.»

Dafür braucht der Agent passende Zugriffe und klare Regeln. Er kann Dokumente sichten, mit der Checkliste abgleichen und einen Agendaentwurf erstellen. Doch ein vorhandenes Dokument ist nicht automatisch vollständig oder korrekt.

Auch die Entscheidungsgrenzen müssen feststehen: Darf der Agent lesen, Dateien erstellen oder Einladungen versenden? Vorbereiten ist etwas anderes als abschicken.
 

Datenschutz und Informationssicherheit sind Voraussetzungen für den KI-Einsatz. Ohne eine geprüfte und freigegebene IT-Systemarchitektur dürfen sensible Personen-, Kunden-, Mitarbeitenden- oder Unternehmensdaten nicht in KI-Systemen verarbeitet werden.

Ein Abonnement allein genügt nicht. Geklärt sein müssen Datenverarbeitung und Speicherung, Zugriffsrechte, eine Verwendung zu Trainingszwecken sowie vertragliche und rechtliche Vorgaben.

Für erste Versuche eignen sich fiktive oder wirksam anonymisierte Daten. Nur Namen und Firmenangaben zu entfernen reicht häufig nicht: Auch unscheinbare Einzelangaben können in ihrer Kombination Rückschlüsse auf Personen oder Unternehmen ermöglichen.
 

Starten Sie mit einer Aufgabe, deren Ergebnis Sie beurteilen können. Prüfen Sie: Entstehen hilfreiche neue Gedanken? Ist das Ergebnis brauchbar? Spare ich inklusive Kontrolle Zeit?

Wenn der Arbeitsdialog funktioniert, können Sie einzelne Schritte zur Ausführung übertragen. Ihre Kompetenz bleibt zentral: Sie führen die Zusammenarbeit, erkennen Unstimmigkeiten und verantworten die Schlussfolgerungen.
 

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