

Um die Digitalisierung im eigenen Unternehmen strukturiert anzugehen, gilt es zuerst festzustellen, wo man in Sachen Digitalisierung steht. Mithilfe einer solchen Auslegeordnung und unter Einbezug der individuellen Bedürfnisse und Anforderungen können digitale Veränderungsprozesse strukturiert geplant und umgesetzt werden.
In einem ersten Schritt müssen die Bedürfnisse und Rahmenbedingungen festgestellt werden. Hierzu gibt es verschiedene Fragestellungen aus diversen Bereichen, die grundlegend geklärt werden sollten:
Beispiel: Sind Sie ein First Mover, d.h., neue Lösungen, neu verfügbare Updates werden sofort nach Verfügbarkeit installiert?
Beispiel: Bestehen wenige, einige oder viele Schnittstellen zwischen Ihren Systemen?
Beispiel: Verfügen Sie über professionelles IT-Knowhow in Ihrem Unternehmen?
Beispiel: Können Ihre Kunden auf Daten Ihrer Systeme direkt zugreifen?
Beispiel: Ist Ihnen eine hohe oder sehr hohe Systemverfügbarkeit wichtig?
Beispiel: Setzen Sie verstärkte Datenzugriff-Sicherheitsmechanismen wie beispielsweise Multifaktor-Authentifikation (MFA) ein?
Beispiel: Berücksichtigen Sie Trends betreffend Mobilität, flexibler Arbeitszeithandhabung u.Ä.?
Je detaillierter man sich solche Fragen stellt und beantwortet, umso genauer und klarer können die eigenen Bedürfnisse und vorhandenen Rahmenbedingungen aufgezeigt werden.
Erst im Anschluss daran kann man sich mit einzelnen Digitalisierungslösungen beschäftigen, für die sich jeweils weitere Fragen ergeben, auf die man eine Antwort finden muss, bevor man die für das Unternehmen geeignete Produktlösung evaluieren kann. Nachfolgend wird dies exemplarisch an den Beispielen E-Mail und DMS dargestellt.
Beim Thema E-Mail beschäftigt man sich mit den Funktionen für die E-Mail-Kommunikation und Termin- / Kalenderplanungen. Grundsätzlich muss man sich bei E-Mails immer bewusst sein, dass diese Kommunikation nicht sicher ist. E-Mails können von Dritten gelesen und / oder manipuliert werden. Deshalb sind lokale Sicherheitsvorkehrungen sehr wichtig.
Um die Unternehmensanforderungen an die E-Mail- und Kalenderfunktionen klar definieren und feststellen zu können, müssen unter anderem Fragen wie folgt erarbeitet werden:
Die Umsetzung der Mail- / Kalenderfunktion kann als Variante SaaS oder on-Prem erfolgen.
Die Klärung der voranstehenden Fragen in Zusammenhang mit den grundlegenden Rahmenbedingungen führen dann entweder eher zur Variante SaaS oder on-Prem.
Das Thema DMS beschäftigt sich mit der elektronischen Dokumentenverwaltung inklusive der Erstellung, der Bearbeitung, der Verteilung, der Archivierung und der Prozessunterstützung.
Um die Unternehmensanforderungen an das DMS klar definieren und feststellen zu können, müssen unter anderem Fragen wie folgt erarbeitet werden:
Die Klärung der voranstehenden Fragen in Zusammenhang mit den grundlegenden Rahmenbedingungen führen dann entweder eher zur Variante SaaS oder on-Prem.
Der Weg zur Digitalisierung und die dazugehörenden einzelnen Teilprojekte müssen für jedes Unternehmen einzeln angeschaut und definiert werden. Es besteht oft ein sehr individuelles IT-Ökosystem über zum Teil sehr spezifische Applikationen, den internen Prozessen und der Zusammenarbeit mit den jeweiligen Kunden. Diesem komplexen und individuellen Umfeld muss Rechnung getragen werden, um eine erfolgreiche und gewinnbringende digitale Umsetzung zu erreichen.
Das Institut Treuhand 4.0 von TREUHAND|SUISSE hat hierzu den neuen Digitalisierungsleitfaden geschaffen, der es einem Unternehmen ermöglicht, selbständig anhand von Entscheidungsfragen und einem klar definierten Vorgehen seinen nächsten Schritt in der eigenen Digitalisierung zu definieren. Dieses Resultat ist der ideale Ausgangspunkt, um mit dem eigenen IT-Betreuer und einem unabhängigen Dienstleister die nächsten Schritte in der Umsetzung konkret zu definieren.
Hier geht es zum: Digitalisierungsleitfaden
Begriffserklärungen:
DMS: Dokumentenmanagement-System: datenbankgestützte Verwaltung elektronischer Dokumente
DSG: Datenschutzgesetz
MFA: Multifaktor-Authentifizierung (manchmal auch Zwei-Faktor-Authentifizierung genannt)
On-Prem: Abkürzung für «On Premises» und bedeutet, dass die IT-Infrastruktur (Daten, Software usw.) in den eigenen Räumlichkeiten vorhanden ist.
SaaS: Software-as-a-Service und bedeutet, dass eine Lösung als Dienstleistung (als Service) bezogen wird, ohne diese Software / IT zu besitzen.
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